공지

Q.

 저희 업체는 비상장주식회사입니다. 주주총회를 여는데 필요한 대강의 절차와 기한을 보다 구체적으로 알고 싶습니다.

 또한 주주총회의사록을 작성함에 있어서 꼭 공증을 받아야 하는지, 그렇지 않다면 어떤 경우에 의사록을 공증해야 하는지 궁금합니다.

A.

▶ 상법 제365조에서는 “① 정기총회는 매년 1회 일정한 시기에 이를 소집하여야 한다.

​② 연 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매기에 총회를 소집하여야 한다.

​③ 임시총회는 필요있는 경우에 수시 이를 소집한다.”라고 하여, 매년 또는 매결산 기마다 1회의

정기총회를 열 것을 규정하고 있을 뿐 소집 기한에 관하여는 별도의 규정을 두고 있지 않습니다.

▶ 그런데 법인세의 납세의무가 있는 내국법인은 각 사업연도의 종료일이 속하는 달의 말일부터 3개월 이내에 당해 사업연도의 소득에 대한 법인세의 과세 표준과 세액을 납세지 관할세무서장에게 신고하여야 하고(법인세법제60조 제1항), 위 신고서에는 기업회계기준을 준용하여 작성한 대차대조

표·손익 계산서 및 이익잉여금처분계산서(또는 결손금처리계산서)를 첨부하여야 하며 (동조 제2항 제1호), 위 서류를 첨부하지 아니한 경우에는 무신고로 간주(동조 제4항)되어 무신고가산세(국세기본법 제47조의2) 등의 제재가 따르게 되는데, 대차대조표·손익계산서 및 이익잉여금처분계산서(또는 결손금처리계산서)는 정기총회에서 승인을 받아야 하므로(상법 제449

조 제1항), 연말결산법인인 주식회사의 경우 결과적으로 3월말까지는 정기총회를 열어야만 할 것입니다.

▶ 총회를 소집함에 있어서는 회일을 정하여 2주간전에 의결권 있는 각 주주에 대하여 회의의 일시·장소·목적사항 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 통지를 발송하여야 합니다(상법 제363조 제1항, 제2항, 제4항). 회사가 무기명주식을 발행한 경우에는 회일의 3주간전에 총회소집을 공고하여야합니다(동조 제3항). 다만 정관에서 이보다 장기의 통지·공고기간을 두고 있는 경우

이에 따라야 할 것입니다.

▶ 이사는 매결산기에 대차대조표·손익계산서·이익잉여금처분계산서 또는 결손금 처리계산서(이상 각 부속명세서 포함)·영업보고서를 작성하여 이사회의 승인을 얻은 후 정기총회회일의 6주간전에 위 서류들을 감사에게 제출하여야 합니다. 감사가 위 서류를 받은 날로부터 4주간내에 감사보고서를 이사에게 제출하면, 이사는 정기총회일의 1주간전부터 위 서류들과 감사보고서를 본점에 5년간,

​그 등본을 지점에 3년간 비치하여야 합니다. 이사는 정기총회에 대차대조표·손익계산서·이익잉여금처분계산서 또는 결손금처리계산서를 제출하여 승인을 요구하는 한편, 영업보고서를 제출하여 그 내용을보고하여야 합니다(상법 제447조 ~ 제449조).

​그 외에 주주총회에서는 이사·감사의 선임·해임(제382조, 제385조, 제409조, 제415조), 이사의 보수결

정(제388조), 정관변경(제433조), 주식의 포괄적 교환(제360조의3)과 포괄적 이전(제360조의16), 주식분할 (제329조의2), 영업전부의 양도·양수 등 회사의 중요행위(제374조 제1항), 자본감소(제438조), 합병(제522조), 분할 또는 분할합병(제530조의3), 회사의 해산(제518조) 등 법률

에서 정한 사항 및 정관에서 정한 사항을 의결하게 됩니다.

▶ 주주총회의 의사진행에 관하여는 상법에서 “총회의 의장은 정관에서 정함이 없는 때에는 총회에서 선임한다.”(상법 제366조의2 제1항)라고 규정하고 있는 것 이외에는 별다른 규정을 두고 있지 않으므로 귀사의 정관 또는 관행과 일반의 상식에 따르면 됩니다. 의장은 총회의 질서를 유지하고 의사를 정리하며, 고의로 의사진행을 방해하는 등 질서를 현저히 문란하게 하는 자에 대하여 발언의 정지 또는 퇴장을 명할 수 있습니다(동조 제2항, 제3항).

▶ 주주총회의 결의는 상법 또는 정관에 다른 정함이 있는 경우를 제외하고는 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 1/4 이상의 수로서 하여야 합니다(상법 제368조 제1항). 다만 특별한 사항에 관한 결의는 출석한 주주의 의결권의 2/3이상의 수와 발행주식총수의 1/3이상의 수로서 하여야합니다 (제434조 ; 특별결의). 위에서 굵은 글씨로 기재된 것은 특별결의사항이며, 이밖에 상법에서는 다수의 사항을 특별결의사항으로 규정하고 있습니다.

▶ 주주총회를 함에 있어서는 의사록을 작성하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명해야 합니다(상법 제373조). 원칙적으로 의사록은 자율적인 방법으로 작성하면 되나, 주주총회에서 결의한 내용이 등기할 사항(예 :이사·감사의 선임·해임, 합병·분할, 자본감소 등)인 때는 등기신청서에 첨부되

는 총회의사록에 공증인의 인증을 받아야 합니다. 위 인증을 하는 공증인은 해당 법인의 의결 장소에 참석하여 결의의 절차 및 내용을 검사하거나 해당 의결을 한 자 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자 또는 그 대리인의 촉탁을 받아 의사록의 내용이 진실에 부합하는지에 관하여 진술을 듣고,

촉탁인 또는 그 대리인으로 하여금 공증인 앞에서 의사록의 서명 또는 기명 날인을 확인하게 한 후 그 사실을 적는 방법으로 총회의 결의의 절차 및 내용이 진실에 부합하는지 확인하여야 합니다 (공증인법 제66조의2). 주주총회의 의사록은 본점과 지점에 비치하여야 하며, 주주나 채권자가 영업시간 내에 의사록의 열람·등사를 청구하는 경우 이에 응해야 합니다(상법제396조).